La comunicación empresarial es un bien intangible, pero uno de los más importantes que tiene una compañía. Comunicar tanto de manera interna como externa, permite que nuestro público nos conozca, sepa a qué nos dedicamos, y que ellos a su vez sepan qué les ofrecemos nosotros, nuestro valor diferencial.
Actualmente, las redes sociales ofrecen mucha información de diversa índole. Es por ello que algunas empresas optan por no realizar ninguna estrategia de comunicación, dejando así de controlar la información y la imagen que se propaga de dicha empresa en internet. Las empresas que han conseguido el éxito, en buena parte se ha debido a su política de comunicación. Surgen informaciones en las redes sociales sobre dicha compañía, y los comunicadores oficiales utilizan dicha información para mejorar, responder, captar y anunciar novedades a todos los miembros de la compañía, incluso a los demás usuarios de internet.
La ausencia de una política de comunicación en una empresa, dificulta tanto a los clientes potenciales como a la propia plantilla de la compañía, conocer los objetivos estratégicos de la misma. De otro modo, si surge cualquier tipo de conflicto con otra empresa, o incluso con un cliente de la nuestra, no podríamos dar explicaciones casi de ninguna manera, o si lo hiciéramos, no se enterarían el resto de clientes potenciales, cosa que no nos conviene.
Con una buena política de comunicación, y sabiendo cómo manejarla adecuadamente, podemos conducir nuestra reputación hasta donde queremos que llegue.
Algunos puntos en los cuales deberemos incidir para crear una buena estrategia de comunicación en nuestra compañía, serían los siguientes:
- Definición del alcance. El plan debe ir dirigido tanto a los públicos externos como internos de la organización, incluyendo dentro de los públicos externos al target u objetivo, así como a los diferentes grupos de interés.
- Objetivos del Plan. Otro de los pasos más importantes es establecer qué meta se pretende conseguir con el Plan de Comunicación. Dichos objetivos deben ser cuantificables, para poder establecer mecanismos de mejora, y que dicha mejora sea lo más realista posible.
- Para una empresa, es de vital importancia que los mensajes lleguen únicamente (o en mayor proporción) al público objetivo, ya que a las personas que no les interesa nuestra empresa, o no va dirigida a ellas, no les causará ninguna impresión, ya sea buena o mala. Establecer vínculos con nuestro público meta es imprescindible para que la estrategia de comunicación de la compañía tenga razón de ser.
- Información. Escoger la información que se va a dar en los distintos canales de comunicación. Qué queremos decir y cómo lo queremos decir es una función muy importante dentro de las Public Relations o Relaciones Públicas. La figura del Community Manager es esencial en este periodo. Además, aquello que diga la persona encargada de transmitir los mensajes, deberá estar acorde a los objetivos de la empresa, tanto a corto como a largo plazo, y deberá cumplir estrictamente con la identidad de la organización. A su vez, sobre todo en las redes sociales, la simplicidad es un factor imprescindible. Los grandes expertos en Marketing y Comunicación ponen de manifiesto siempre la misma frase: “lo bueno, si breve, dos veces bueno.”
- Establecer una agenda de comunicación. Un cronograma o un calendario es útil para saber cuándo tenemos que comunicar nuestros mensajes, con sus fechas previstas de comienzo, y si corresponde, de final. Dicha agenda debe estar coordinada con todos los departamentos de la empresa, para centrar los esfuerzos en una misma dirección.
- Continuo monitoreo. Finalmente, tenemos que conocer la respuesta de nuestro target a los mensajes mandados. La interacción con ellos es de vital importancia para la comunicación. Responderles a sus dudas o peticiones, contestar a sugerencias, reclamaciones… todo es bueno para la imagen de la empresa. Incluso las quejas son buenas para lavar nuestra imagen con algún cliente que haya tenido una mala experiencia con la compañía.